Analyse

Analyse is onlosmakelijk verbonden met procesoptimalisatie.
Er zijn twee soorten van analyse, de eerste, voor de meesten de meest voor de hand liggende, is het verzamelen van feitelijke gegevens en die cijfers analyseren. De tweede is minder objectief, maar zeker net zo belangrijk, is het verzamelen van gegevens uit interviews, gesprekken met betrokkenen uit het proces.
Zonder deze twee vormen van analyse zouden mijn opdrachten niet geslaagd zijn.

Er loopt iets niet goed in een proces. Dat heeft u gemerkt omdat de output van het proces niet naar standaard is, of de kosten van het proces zijn te hoog. Voorbeelden zijn een te lage klanttevredenheid, de afspraken met de (interne) klant niet kunnen nakomen, ontevreden medewerkers, het budget uitgetrokken voor het proces wordt keer op keer overschreden.
U wilt het proces optimaliseren, maar voordat dit effectief gedaan kan worden, zijn er twee soorten analyse van belang:
- Wat is de huidige situatie, hoe verloopt het huidige proces?
- Wat is de kernoorzaak van het probleem?

Voor het eerste moet er uitgezocht worden of het proces is kaart gebracht is en zo ja, houden de deelnemers aan het proces zich aan de afgesproken stappen. Maar ook zaken als de duur van iedere stap, kosten, betrokkenen en verantwoordelijken voor iedere stap in het proces en de output van het proces, het uiteindelijke resultaat. Hiermee wordt een nullijn vastgesteld. De resultaten van het onderzoek worden zoveel mogelijk in meetbare overzichten vastgelegd. Bijvoorbeeld in KPI's of PI's.
Dat stelt ons uiteindelijk in staat om na optimalisatie te veranderingen te meten.
Dat geeft ook een eerste indicatie voor het volgende onderzoek: de root cause analysis, of te wel; wat is nu de oorzaak van het probleem.

Voorbeeld

Bij het afleveren aan de klant vanuit het Europees distributie centrum van Compaq werden de afspraken met de klant onvoldoende gehaald. Te vaak werd de afgesproken j.i.t. (just in time) levering te vroeg of te laat aan de klant aangeboden, het gevolg was ontevreden klanten, of klanten die er voor kozen om de goederen niet vroegtijdig af te halen, zodat deze gedurende een periode in Compaq opslag bleven.

Er was een tweede proces dat niet goed verliep en dat was het optimaliseren van de voorraad en de turn around time (hoe snel wordt de voorraad vernieuwd).
Na de RCA bleek dat beide problemen onlosmakelijk met elkaar verbonden waren en waren de oorzaken meerledig en o.a. terug te brengen naar het voorspellen van de klantvraag, het op orde hebben van de bestellingen en de productieplanning. Ook bleken er onnodige omwegen in het proces gemaakt te worden en ondersteunden de beschikbare systemen de behoefte onvoldoende.

Stapsgewijs zijn de problemen aangepakt, procedures gewijzigd, stappen toegevoegd en weggenomen, systemen aangepast en gewijzigd. Dit heet geresulteerd in een aanzienlijke verbetering in het j.i.t leveren en het voorraad niveau waarbij de uiteindelijke besparing miljoenen per jaar bedraagt en de klanttevredenheid aanmerkelijk gestegen is.

Root Cause Analysis of RCA is een systematische aanpak om de root cause van een probleem te identificeren.

Problemen hebben een oorzaak. Er zijn direct aanwijsbare oorzaken, die hebben vaak weer achterliggende oorzaken, soms vele stappen terug. Er moet tot de kern gegaan worden om het probleem op te lossen.
Root cause analysis is gebaseerd op de gedachte dat systemen en gebeurtenissen een relatie met elkaar hebben. Een gebeurtenis leidt tot een volgende gebeurtenis en de nieuwe gebeurtenis weer tot een volgende, en zo voort. Door deze stappen te achterhalen wordt de kern van het probleem gevonden, hoe dit heeft geleid tot de huidige onwenselijke situatie. Ook worden de onnodige kosten hiermee vaak inzichtelijk.

Waarom deze headerfoto?
Het probleem wordt tot de wortels uitgezocht. Soms is net als bij de ficus ginseng een deel van de wortels zichtbaar, maar in alle gevallen zijn er oorzaken die niet direct aan het licht komen.